Assistant(e) de Direction - Dakar

 
Missions :
Organisation de l'agenda du dirigeant et acceuil

• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…)

• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
• Accueillir physiquement les rendez-vous.

Support opérationnel

• Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
• Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant
• Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
• Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.

Archivage, documentation et compte rendu régulier

• Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
• Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
• Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
• Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).

Comptabilité gestion

• Gérer les notes de frais.
• Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
• Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL…).
• Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).

Autres activités complémentaires

• Participer à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations.
• Réaliser un suivi administratif du personnel.
• Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables.
• Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d’un budget, relance clients…).
• Suivre les procédures d’appels d’offres.
• Déplacements de missions, pour achat ou pour représentation
• Contact et démarches administratives pour dépôt documentaires etc…